18. Dezember 2024Dashboards erstellen mit dem BI+ Designer

Offene Rechnungen als Dashboard Tabelle anzeigen

Thomas Hauling

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Mit Hilfe des BI+ Designers können in ITWO Dashboards zur Visualisierung der Daten von Geschäftsprozesses (z. B. Mitarbeiterdetails, laufende Verträge, offene Rechnungen etc.) realisiert werden. Diese können in thematisch passende Module eingebunden werden oder modulübergreifend in das Control Tower-Modul integriert werden. Die Dashboards haben direkten Zugriff auf die ITWO Datenbank und können auf zwei Arten mit Daten befüllt werden: im Drag-and-Drop Verfahren oder wie in meinem Beispiel per SQL Query. Hierzu im ANALYSE Reiter SQL MODUS auswählen. Bei Eingeben der Query auf Großschreibung der Tabellen und Feldnamen achten!

Im folgenden Beispiel bauen wir ein Dashboard, das offene Rechnungen anzeigt.

Auswahl der Datenquelle

Im Reiter DATENQUELLE wählen wir „Datenquelle hinzufügen“. Im erscheinenden Fenster suchen wir nach „Microsoft SQL Server“ und klicken in der entsprechenden Kachel auf „Verbinden“. Wir können jetzt sämtliche Tabellen, die wir für unsere Query benötigen, hinzufügen.

Folgende Tabellen brauchen wir:

INV_HEADER
INV_STATUS
PRJ_PROJECT
BAS_CLERK
BAS_TRANSLATION
BPD_BUSINESSPARTNER

SQL-Query zur Abfrage von Rechnungsdaten

Folgende SQL-Abfrage dient dazu, die in der obigen Tabelle aufgeführten Rechnungsdaten abzurufen bzw. zu konstruieren (für den Rechnungslink). Wir benötigen:

1. SELECT-Statement

Das SELECT-Statement definiert die Spalten, die in den Ergebnissen der Abfrage enthalten sein.

1. SELECT-Statement

SELECT

IH.AMOUNT_NET AS Nettobetrag,

IH.CONTRACT_TOTAL AS Gesamtvertragsbetrag,

IH.AMOUNT_DISCOUNT AS Skontobetrag,

IH.REFERENCE AS Rechnungsnummer,

IH.DATE_DISCOUNT AS Skontofrist,

-- einen Link zur Rechnung können wir durch kombinieren von folgender URL plus Rechnungs-ID erzeugen:

CONCAT('https://renowate.mtwo.cloud/itwo40/client/#/api?navigate&module=procurement.invoice&invoice&id=', IH.ID) AS Rechnungslink,

BP.BP_NAME1 AS Nachunternehmer,

PR.PROJECTNO AS Projekt,

-- wir verwenden die deutsche Übersetzung:

BT.DESCRIPTION AS Rechnungsstatus,

BC.DESCRIPTION AS Sachbearbeiter

2. FROM- und JOIN-Statements

FROM

INV_HEADER IH

LEFT JOIN INV_STATUS IHS on IHS.ID = IH.INV_STATUS_FK

LEFT JOIN PRJ_PROJECT PR ON PR.ID = IH.PRJ_PROJECT_FK

-- Achtung, hier müssen wir den passenden BAS_CLERK foreign key verwenden. Bei uns ist dies der BAS_CLERK_PRC_FK

LEFT JOIN BAS_CLERK BC ON BC.ID = IH.BAS_CLERK_PRC_FK

LEFT JOIN BAS_TRANSLATION BT ON BT.ID = IHS.DESCRIPTION_TR

LEFT JOIN BPD_BUSINESSPARTNER BP ON BP.ID = IH.BPD_BUSINESSPARTNER_FK

3. WHERE-Statement

WHERE

-- nur Rechnungen aktiver Projekte werden berücksichtigt

AND PR.ISLIVE = 1

-- es werden nur Rechnungen inkludiert, die nicht storniert, bereit abgerechnet oder ähnliches sind. Achtung: Die passenden Status IDs sind individuell anzupassen.

AND IH.INV_STATUS_FK IN (1, 1000001, 1000003, 1000007)

-- hier wählen wir Deutsch als Übersetzungssprache für den Rechnungsstatus aus.

AND BT.[BAS_LANGUAGE_FK] = 2

Formatieren des Tabellen-Visuals

Durch Auswählen einer Spalte können Eigenschaften wie Spaltenbreite, Bündigkeit, Schrittgröße, Farbe und weitere Formatierungen festlegen. Statt des in der Query definierten Namens und kann ein anderes Label vergeben werden. Durch Klicken auf einen Spaltenkopf, kann die Position der ausgewählten Spalte innerhalb der Tabelle verändert werden. Nachdem wir Spaltenformatierung und -Position nach unseren Wünschen angepasst haben, wählen wir „Speichern auf Dashboard“. Wir können unser Visual einem bereits bestehenden Dashboard hinzufügen oder ein neues Dashboard erstellen. Im Reiter DASHBOARDS öffnen wir unser neues Visual und überprüfen die Darstellung, Des Weiteren können wir u. a. Filter hinzufügen. Hierzu auf „Bearbeiten“ klicken und „FILTER HINZUFÜGEN“ wählen. Im Popup „FILTER ERSTELLEN“ wählen wir unsere anfangs erstellte Datenquelle. Jetzt können wir ein Feld wählen, auf das gefiltert werden soll. Wir möchten primär Rechnungen sehen, die uns zugeordnet sind und wählen daher BAS_CLERK.DESCRIPTION aus. Den Filter nennen wir „Sachbearbeiter“.

Synchronisierung von Dashboards mit RIB 4.0

Damit Dashboards auch im Control Tower 4.0 angezeigt werden können, müssen wir das neu erstellte Dashboard synchronisieren. Hierzu im Reiter „BiPlusDesigner“ entsprechend synchronisieren auswählen. Nach der Durchführung der Synchronisierung wird ein Protokoll mit den Änderungen und neuen Dashboards angezeigt. Abschließend stellen wir sicher, dass in der Spalte „Ist sichtbar“ ein Häkchen gesetzt ist.