09. Februar 2024iTwo 4.0iTwo

iTwo 4.0 SaaS Datenbankstruktur

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Hannes Mair
itow workflow

Übersicht

Um die notwendigen Geschäftslogiken mittels Workflows entwickeln zu können, müssen die zentralen Tabellen der iTwo Datenbank bekannt sein. Nachfolgend sind die (für Renowate) relevanten Datenbank-Prefixe inkl. grober Beschreibung aufgelistet.

BAS_: Basis Infrastruktur für die gesamte Anwendung

BOQ_: Bill of Quantities bzw. Leistungsverzeichnis

BPD_: Business Partner bzw. Geschäftspartner

MDC_: Controlling Units

PRC_: Procurement bzw. Pakete

CON_: Procurement Contract bzw. Verträge

INV_: Procurement Invoices bzw. Eingangsrechnungen

REQ_: Procurement Requisition bzw. Beschaffungsanforderung

RFQ_: Procurement Request for Quotation bzw. Beschaffungsanfrage

PRJ_: Projekt

QTN_: Quotation bzw. Einkaufsangebot

BID_: Sales Bid bzw. Verkaufsangebot

BIL_: Sales Billing bzw. Verkaufsrechnung

ORD_: Sales Contract bzw. Verkaufsvertrag

Details zu Tabellen

Nachfolgend ist eine Übersicht der wichtigsten Datenbanktabellen (für Renowate). Dabei liegt der Fokus auf Tabellen, die für den AVA-Prozess relevant sind. Die genannten Tabellen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, weder für den AVA-Prozess noch für iTwo im Gesamten.

Basistabellen

Nach unserem Verständnis zeichnen sich die Basistabellen durch eine modul- und mandantenübergreifende Relevanz aus. Die Sachbearbeiter (Clerk) werden für jedes Modul aber auch für jeden Mandanten des Systems zentral gepflegt.

Nach unserem Verständnis zeichnen sich die Basistabellen durch eine modul- und mandantenübergreifende Relevanz aus. Die Sachbearbeiter (Clerk) werden für jedes Modul aber auch für jeden Mandanten des Systems zentral gepflegt.

BAS_COMPANY: Mandanten. Der Großteil der (relevanten) Fremdschlüssel wird in Folge beschrieben.

BAS_ADDRESS: Adressen. Über die Fremdschlüssel „BAS_COUNTRY_FK“ und „BAS_STATE_FK“ sind Land und Bundesland abrufbar.

BAS_STATE: Bundesland. Über den Fremdschlüssel „BAS_COUNTRY_FK“ ist das Land abrufbar.

BAS_COUNTRY: Land. Über den Fremdschlüssel „DESCRIPTION_TR“ (Tabelle „BAS_TRANSLATION“) sind die Übersetzungen abrufbar

BAS_CURRENCY: Währungsnamen.

BAS_LANGUAGE: Sprachen.

BAS_TRANSLATION: Übersetzungen. Ein Select der BAS_TRANSLATION für eine dedizierte ID (z.B. select from BAS_TRANSLATION where ID=470) führt zu einer Respose mit mehreren Einträgen. Das kommt daher, dass es für jede Sprache einen eigenen Eintrag unter der gleichen ID gibt. Kombiniert man die ID mit einer Sprache, bekommt man eine eindeutige Response (z.B. select from BAS_TRANSLATION where ID=470 and BAS_LANGUAGE_FK=2).

BAS_CLERK: Sachbearbeiter. In iTwo werden einzelne Objekte aus den Modulen (z.B. Rechnungen, Verträge, Pakete, Projekte..) nicht den Benutzern/Usern sondern den Sachbearbeitern zugewiesen. Somit bekommt jeder Sachbearbeiter auch einen User zugewiesen. Über die Fremdschlüssel „FRM_USER_FK“, „BAS_TELEPHONE_NUMBER“, „BAS_BLOBS_PHOTO“ sind der Benutzer, die Telefonnummer oder die ID des Profilbilds abrufbar.

BAS_CLERK_ROLE: Sachbearbeiter Rollen

BAS_PAYMENT_TERM: Zahlungskonditionen.

BAS_CHARACTERISTIC: Definition der Merkmale. Über den Fremdschlüssel „BAS_CHARACTERISTIC_GRP_FK“ ist die Merkmal-Gruppe abrufbar

BAS_CHARACTERISTIC_GRP: Merkmal-Gruppen. Gruppen, in denen Merkmale angelegt werden können.

BAS_CHRCTRSTC_SECTION: Hierüber wird definiert, in welchen Modulen ein Merkmal verfügbar ist. z.B. wäre Sektion 8 das Einkaufs-Vertrags-Modul (CON_).

BAS_CHARACTERISTIC_DATA: Die eigentlichen Daten der Merkmale inkl. Zuweisung an ein Objekt. Über den Fremdschlüssel „BAS_CHARACTERISTIC_GRP_FK“, „BAS_CHRCTRSTC_SECTION“, „OBJECT_FK“ ist die Merkmal-Gruppe, die „Sektion“ und die Objekt-ID abrufbar. Eine Kombination aus Sektion und Objekt-ID ergibt ein alle Merkmale eines Objekts in iTwo. Z.B. ein Filter auf die Sektion 8 und der Objekt_FK 1000005 gibt alle Merkmale des Einkaufsvertrags mit der ID 1000005 zurück.

BAS_FILEARCHIVEDOC: Das Objekt von gespeicherten Dokumenten. Die ID eines Objekts dieser Tabelle muss mitgegeben werden, wenn z.B. ein Dokument an Mails angehängt werden soll.

BAS_TELEPHONE_NUMBER: Telefonnummer. Über den Fremdschlüssel „BAS_COUNTRY_FK“ ist die das Land der Telefonnummer abrufbar

Projekt

PRJ_PROJECT: Projektinformationen. Hier werden eine Vielzahl von Fremdschlüsseln gespeichert. Renowate versucht den Aufsatz der Projekte so einfach wie möglich zu gestalten und dadurch so wenig wie möglich Daten pflegen zu müssen.

PRJ_PROJECT2BAS_CLERK: Sachbearbeiter- zu Projekt-Zuweisung. Über die Fremdschlüssel „PRJ_PROJECT_FK“, „BAS_CLERK_FK“ und „BAS_CLERK_ROLE_FK“ ist das Projekt, der Sachbearbeiter und die Sachbearbeiterrolle abrufbar

PRJ_DOCUMENT: Dokumente. Über die Fremdschlüssel „BAS_FILEARCHIVEDOC_FK“, und „xxx_HEADER_FK“ sind die eigentlichen Dokumente und die Verknüpfung zum Objekt des jeweiligen Header-Moduls (z.B. CON für Contract oder QTN für Quotation) abrufbar. Wenn BAS_FILEARCHIVEDOC_FK

Geschäftspartner

BPD_BUSINESSPARTNER: Geschäftspartner. Hier werden eine Vielzahl von Fremdschlüsseln gespeichert. Renowate versucht sich bei der Speicherung der Geschäftspartner auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren, um dadurch so wenig wie möglich Daten pflegen zu müssen.

BPD_SUBSIDIARY: Niederlassung. Über die Fremdschlüssel „BPD_BUSINESS_PARTNER_FK“ und „BAS_ADDRESS_FK“ sind der Geschäftspartner und die Adresse der Niederlassung abrufbar

BPD_CONTACT: Kontakt. Über die Fremdschlüssel „BPD_BUSINESSPARTNER_FK“ und „BPD_SUBSIDIARY_FK“ sind der Geschäftspartner und die zugewiesene Niederlassung eines Kontakts abrufbar

BPD_CUSTOMER: Debitor. Über den Fremdschlüssel „BPD_BUSINESSPARTNER_FK“ ist der Geschäftspartner aufrufbar. Weiters stehen viele Rechnungsrelevante Fremdschlüssel zur Verfügung.

BPD_SUPPLIER: Kreditor. Über den Fremdschlüssel „BPD_BUSINESSPARTNER_FK“ ist der Geschäftspartner aufrufbar. Weiters stehen viele Rechnungsrelevante Fremdschlüssel zur Verfügung.

SCM

PRC_PACKAGE: Paket-Übersicht. Als Paket-Übersicht ist diese Tabelle vergleichbar mit den „xxx_HEADER“ Tabellen. Hier sind alle Paket-Details gespeichert.

PRC_STRUCTURE: Beschaffungsstruktur.

BOQ_ITEM: Einzelne Zeile eines LVs. Das LV-Objekt wird als Referenz auf BOQ_HEADER_FK gespeichert. Der Langtext wird in BAS_BLOBS_SPECIFICATION_FK (BAS_BLOBS) abgelegt.

BOQ_HEADER: Leistungsverzeichnis (LV)

PRC_BOQ: Mapping-Tabelle von PRC und BOQ. Diese Tabelle beinhaltet PRC_HEADER_FK, PRC_PACKAGE_FK und BOQ_HEADER_FK und ermöglicht es somit, über den BOQ_HEADER das LV eines Packages detailliert auszulesen (Join von BOQ_ITEM und PRC_BOQ über BOQ_HEADER).

REQ_HEADER: Beschaffungsanforderung

RFQ_HEADER: Anfrage-Übersicht.

RFQ_BUSINESSPARTNER: Mapping-Tabelle von RFQ und Businesspartner. Diese Tabelle beinhaltet RFQ_HEADER_FK und die relevanten Geschäftspartner-Fremdschlüssel (BPD_BUSINESSPARTNER_FK, BPD_CONTACT_FK, BPD_SUBSIDIARY_FK), um für alle Anfragen die Geschäftspartner herauszufinden.

RFQ_REQUISITION: Mapping-Tabelle von REQ und RFQ. Diese Tabelle beinhaltet REQ_HEADER_FK und RFQ_HEADER_FK und ermöglicht es somit, z.B. zu einer Anfrage die Beschaffungsanforderung herauszufinden.

QTN_HEADER: Angebots-Übersicht.

QTN_REQUISITION: Mapping-Tabelle von QTN, REQ und PRC. Diese Tabelle beinhaltet QTN_HEADER, REQ_HEADER_FK und PRC_HEADER_FK und ermöglicht es somit, z.B. zu einem Angebot die Beschaffungsanforderung herauszufinden.

CON_HEADER: Vertragsübersicht inkl. aller relevanten Vertragsdetails

CON_STATUSHISTORY: Vertragsstatushistorie. Hierüber kann die Statushistorie von Verträgen nachverfolgt werden.

CON_HEADERAPPROVAL: Vertragsapproval. Hierüber kann die Freigabe von Verträgen nachverfolgt werden.

INV_HEADER: Rechnungsübersicht inkl. aller relevanten Rechnungsdetails

INV_HEADERAPPROVAL: Rechnungsapproval. Hierüber kann die Freigabe von Rechnungen nachverfolgt werden.

INV_STATUSHISTORY: Rechnungsstatushistorie: Hierüber kann die Statushistorie von Rechnungen nachverfolgt werden.

INV_BILLINGSCHEMA: Abrechnungsschema einer Eingangsrechnung. Für jede Position im Abrechnungsschemas wird ein eigener Eintrag erzeugt. Ein Filter auf INV_HEADER_FK erzeugt das gesamte Schema für eine Rechnung. Je nach Rechnungstyp kann das Schema unterschiedlich aussehen.

INV_TRANSACTION: Transaktion einer Eingangsrechnung. Jede valide und freigegebene Eingangsrechnung besteht aus 1 oder mehreren Transaktionen. INV_HEADER_FK stellt den Bezug zur Rechnung her. Im Feld LINE_TYPE werden die verschiedenen Transaktionstypen gespeichert:

1 = Verbindlichkeit

2 = Einbehalt Verbindlichkeit

3 = Aufwandsminderungen (kumuliert)

4 = Aufwandsminderungen (Zuwachs)

10 = Sachkonto; Saldo-Ausgleich über Leistungsermittlung

11 = Sachkonto; Saldo-Ausgleich über Vertrag

12 = Sachkonto; Saldo-Ausgleich über Sonstige Leistungen

MDC_CONTROLLINGUNIT: Controlling Units.

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