Case Study: Smarte Terminplanung für termios

termios stand vor der Aufgabe, im Rahmen eines Feldtests über 1.000 smarte Thermostate in rund 200 Wohneinheiten zu installieren.
Die manuelle Terminplanung für die Installation verursachte jedoch enorme organisatorische Belastung:

• Abstimmungen mit Mieter:innen per Telefon und E-Mail

• Engpässe bei großflächigen Rollouts

• Fehlende Transparenz und Nachverfolgbarkeit

Ziel war es, ein Terminmanagement-System zu implementieren, das sowohl effizient als auch mieterfreundlich ist – und sich flexibel an die individuellen Prozesse von termios anpassen lässt.

Da bestehende Tools zu unflexibel waren, wandte sich termios an RENOWATE – mit dem Wunsch nach einer maßgeschneiderten, skalierbaren Lösung.

Mit dem Mieterportal von RENOWATE steht ein umfassendes System zur Verfügung, das die effiziente Terminkoordination mit Mieter:innen erleichtert. Als Individualsoftware berücksichtigt es gezielt die anwendungsspezifischen Anforderungen von termios. So kann termios sowohl auf bewährte Funktionen zurückgreifen als auch neue Entwicklungen mit minimalem Aufwand integrieren.

Zu den intelligenten neu eingeführten Funktionen, die mehr Komfort für Mieter:innen und höchste Effizienz für termios bieten, gehören:

• VoiceBot für Terminmanagement: Terminverschiebungen, Absagen und häufige Fragen werden vollautomatisch über Spracherkennung bearbeitet – rund um die Uhr und ohne Wartezeiten.

• Selbstverwaltung über das Mieterportal: Mieter:innen können ihre Termine einfach und sicher selbst verwalten – jederzeit und von überall.

Mit der Implementierung des RENOWATE-Mieterportals konnte termios die Terminabwicklung signifikant effizienter gestalten. Dank intelligenter Automatisierung und eines anwenderfreundlichen, individuell angepassten Portals stieg die Erstterminquote von 57 % auf beeindruckende 93,3 % – ein klarer Erfolg.

Das Mieterportal von RENOWATE integriert sich nahtlos in bestehende Kommunikationsprozesse: Digitale Kanäle wie SMS oder E-Mail werden optimal ergänzt durch Mieteraushänge und personalisierte Anschreiben in den Gebäuden, die vom Portal von RENOWATE automatisiert erstellt und zentral verarbeitet werden. Dieses Zusammenspiel sorgt für höchste Erreichbarkeit und Verbindlichkeit, während der Aufwand für das Projektteam während des Feldtests deutlich reduziert wird.

Dank des RENOWATE-Mieterportals profitiert termios von skalierbaren, effizienten Prozessen. Die Kombination aus automatisierter Mieterkommunikation und menschennaher Technologie steigert nicht nur die Terminqualität, sondern auch die Zufriedenheit der Mieter:innen – ein klarer Beleg dafür, dass das Mieterportal Messbare Erfolge liefert und Projekte nachhaltig unterstützt.

Die Kooperation zeigt, dass der Gedanke des partnerschaftlichen Ökosystems, in dem alle von den Arbeiten und Ideen des jeweils anderen profitieren, ein entscheidender Erfolgsfaktor ist. Sie verdeutlicht zudem, dass nicht nur RENOWATE vor der Herausforderung einer effizienten und ressourcenschonenden Terminkoordination steht, sondern auch andere Unternehmen nach skalierbaren, intelligenten Lösungen suchen – Lösungen, die das RENOWATE-Mieterportal bereitstellt, um Prozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen und die Zufriedenheit der Nutzer:innen zu steigern.